Впровадження системи електронного документообігу в науково-дослідній частині

Матеріали по педагогіці » Документайційно-інформаційна діяльність науково-дослідної частини університету імені Михайла Остроградського » Впровадження системи електронного документообігу в науково-дослідній частині

Страница 1

Великий економічний потенціал криється у прискоренні руху документів і зменшенні кількості помилок при прийнятті управлінських рішень за рахунок використання нових технологій керування інформаційними потоками та систем електронного документообігу (ЕДО). Звільнені від рутинної роботи, співробітники перемикаються на виконання більш інтелектуальних операцій.

Розглянемо поточну ситуацію, перспективи, переваги та проблеми впровадження систем електронного діловодства (СЕД) в діяльності науково-дослідної частини.

НДЧ має свої визначаючі фактори діяльності, свої різновиди документів, які необхідно впровадити в СЕД,специфіка діяльності яких породжує велику кількість типів та видів документів (наприклад, науково-технічні звіти, наукові статті, звіти про наукові досягнення, патенти та ін.).

Проблема полягає в тому, що більшість з цих документів мають специфічні вимоги та містять поля, які відсутні в ненаукових документах будь-яких типів.

Тому для впровадження систем ЕДО в науково-дослідній частині слід попередньо виконати чітку формалізацію їх категорії документів, а СЕД, в свою чергу, повинна бути здатною до налаштування згідно з цією формалізацією та особливостями функціонування НУ.

Перш за все, сформулюємо основні фактори, що впливають на рішення про вибір СЕД в НДЧ:

- Вимоги за обсягом зберігання. НДЧ має значний потік документів (за обсягом зберігання), тому необхідно обрати систему, яка підтримує ієрархічне структурне зберігання (ІСЗ). Цей механізм зберігає найбільш потрібні дані на найшвидших, але й найбільш дорогих носіях, у той час як застосовну більш рідко інформацію автоматично переносить на повільні і дешеві носії.

- Наявність формалізованих процедур, які потребують підтримки їх виконання та автоматизації контролю (підготовки документів певного типу, виконання стандартних функцій НДЧ і т.д.).

- Необхідність автоматизації адміністративного управління НДЧ. Ступінь складності організаційної структури.

- Наявність територіально розподілених підрозділів.

- Необхідність у розвиненій маршрутизації документів, в управлінні потоками робіт.

- Наявність паперового архіву великого обсягу.

- Вимоги щодо термінів зберігання документів. При великих термінах зберігання (десятки років) варто подумати про організацію паралельного архіву на надійних цифрових носіях.

- Вимоги до "відкритості", розширюваності системи. Можливість інтеграції з існуючими інформаційними системами і використання наявного устаткування.

- Необхідність зберігання зображень документів. Використання в організації специфічних форматів зберігання документів. Необхідність підтримки інженерних та конструкторських задач, інших особливостей діяльності НДЧ.

- Необхідність розвинених засобів пошуку інформації, в тому числі багатомовної, що використовується в діяльності НДЧ.

На сьогодні існуюча система документообігу науково-дослідної частини не є задовільною, тому, відповідно потребує змін – заміни на іншу, або ж вдосконалення існуючої.

На основі цих цілей виділимо завдання, які мають вирішуватися за допомогою систем документообігу для НДЧ:

- організація роботи з документами в процесі управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання і використання документів);

- автоматичний контроль виконання та протоколювання діяльності НДЧ в цілому;

- контроль та розподілення доступу до документів для зовнішніх та внутрішніх користувачів;

- підтримка ефективного створення, оформлення, узгодження та аналізу нової інформації, документів і знань;

- підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації, документів і знань;

Страницы: 1 2 3

Більше про педагогіку:

Педагогічна теорія Йогана Фрідріха Гербарта
Й.Ф.Гербарт (1776-1841) – німецький філософ, психолог і педагог. Він був прихильником асоціативної психології. Народився в сім’ї чиновника-юриста. Здобув університетську освіту. Працював на посаді професора в Геттінгенському та Кенінгсбергзькому університетах, де читав лекції з філософії, психологі ...

Перспективний план роботи з батьками
І етап. Організаційно-пропедевтичний Педагогічний напрям Вересень, жовтень, листопад 1. Культура сім'ї та знання про закономірності розвитку дітей з порушеннями психофізичного розвитку. 2. Допомога батькам в усвідомленні ними проблеми в розвитку їхньої дитини. 3. Формування умінь і навичок вихованн ...

Фрагмент уроку з використанням комп’ютерних технологій
Сучасні діти потребують сучасних методів навчання, наприклад, використання комп’ютерних технологій. У нас була можливість лише раз провести урок з використанням мультимедійної дошки, але результат відразу був очевидним. Крім того, врахувавши інтерес дітей до Інтернету, учням було запропоновано скор ...

Університетська освіта

Університетська освіта

Навчальна дисципліна “Університетська освіта” є однією з нормативних дисциплін циклу гуманітарної підготовки студентів.
Види та значення ігор

Види та значення ігор

Давно відомо, що при розвитку мислення і формуванні особистості важливу роль відіграє не тільки освітній фактор, але і характер ігрової діяльності.

Розділи

Copyright © 2021 - All Rights Reserved - www.educateua.com